Veelgestelde vragen over de nieuwe licentiepas
De afgelopen periode is er hard gewerkt om de overgang naar het nieuwe ledenadministratiesysteem van AllUnited af te ronden. Alle verenigingen hebben vanaf 18 november toegang tot de module Clubstarter van AllUnited. Naast het nieuwe systeem van de ledenadministratie, wordt vanaf 1 januari 2020 een digitale licentiepas verstrekt. Vragen die de afgelopen periode hierover zijn gesteld, zijn opgenomen in onderstaande pagina.
1. Waarom wordt er overgestapt op een digitale licentiepas?
Het overstappen van de plastic pas naar een digitale licentiepas heeft meerdere redenen. In de huidige situatie kunnen de passen niet eerder dan medio februari geleverd worden terwijl bijvoorbeeld de NPC en districtscompetities gewoon doorlopen. Daarnaast worden in de nieuwe situatie mutaties in lidmaatschappen nog sneller verwerkt hetgeen ten goede komt van de sporter. Het scheelt ook kosten in o.a. manuren en kosten voor de aanschaf en bedrukking van pasjes. Op het moment dat een lid een pas kwijtraakt, worden hiervoor geen kosten meer in rekening gebracht aangezien deze pas altijd digitaal beschikbaar is.
Tenslotte wordt sportbonden sterk verzocht om na te denken over duurzaamheid. Per jaar worden er +/- 20.000 plastic pasjes verstuurd. Door dit te digitaliseren, draagt de NJBB in ieder geval een steentje bij aan het verduurzamen van de maatschappij.
2. Waarom stapt de NJBB überhaupt over op een nieuwe bondsapplicatie?
De software waarin de huidige applicatie is gebouwd, wordt niet meer ondersteund door de leverancier waardoor de NJBB genoodzaakt is om over te stappen op een nieuw pakket. De afgelopen jaren hebben diverse partijen zich gespecialiseerd in totaaloplossingen voor sportverenigingen. AllUnited biedt een geïntegreerde totaaloplossing waardoor het voor verenigingen mogelijk is om naast de ledenadministratie ook gebruik te maken van andere modules (optioneel) die dit systeem biedt (bijv. contributie inning, website etc.). Dit is een wens die verenigingen al vaker hebben aangegeven bij de landelijke organisatie.
3. Ik beschik niet over een mobiele telefoon, hoe kan ik dan mijn digitale pas laten zien?
De digitale licentiepas is ook te printen. Dit kan de ledenadministrateur voor je doen, maar de ledenadministrateur kan jouw digitale licentiepas ook naar je mailen waardoor je deze kunt opslaan op je computer en de licentiepas zelf kunt printen. De ledenadministrateur van de vereniging kan te allen tijde bij de digitale licentiepas van de leden.
De ledenadministrateur kan via een export alle digitale licentiepassen printen of de licentiepassen printen van leden die niet over een e-mailadres beschikken. Bovendien kan de ledenadministrateur de digitale licentiepas persoonlijk sturen naar ieder lid via een afzonderlijke e-mail vanuit het systeem. De digitale licenties kunnen worden geprint in creditcardformaat zodat de licenties makkelijk kunnen worden bewaard. Voor de digitale licentiepas op de mobiel, wordt een aparte download klaargezet voor de leden zodat die in juiste formaat kan worden gedownload ter grootte van het scherm van je mobiel.
4. Op mijn vereniging organiseren wij regelmatig “husselavonden” waarbij ik mijn licentiepas inlever bij de wedstrijdtafel. Hoe wordt dat straks opgelost?
Het is mogelijk om voor deze gelegenheid een printversie van je digitale licentiepas mee te nemen. Daarnaast wordt een speciale export klaargezet voor verenigingen om de digitale licentiepas en/of naamkaartjes te downloaden van de leden van de vereniging voor de husselavonden.
5. Tijdens een toernooi neem ik als wedstrijdleider de passen in en als de 1e wedstrijd gestart is, ga ik de licentiepassen rustig controleren. Hoe wordt dat straks opgelost want deelnemers gaan niet hun mobiel bij de wedstrijdtafel achterlaten?
Er wordt momenteel gewerkt aan een “app” voor personen achter de wedstrijdtafel. Als de app op een telefoon wordt geïnstalleerd dan kan met deze app de licentiepas gescand worden. Er wordt dan direct gecontroleerd of de licentiepas nog geldig is. Deze applicatie wordt in het 1e kwartaal van 2020 uitgerold. Middels de app kunnen de licenties worden gescand en wordt direct aangegeven of een lid speelgerechtigd is.
De app kan op de mobiel worden gedownload. Het is van belang dat er mobiele data (3G of 4G) beschikbaar is op de mobiel zodat de gegevens van de app kunnen worden gebruikt. Wanneer een hoog deelnemersaantal wordt verwacht bij een toernooi kunnen personen worden gevraagd om te assisteren bij de wedstrijdtafel met de app zodat meerdere personen de licenties controleren van de deelnemende spelers.
Spelers kunnen daarnaast de digitale licentiepas per e-mail of bijvoorbeeld via WhatsApp naar teamgenoten sturen zodat de teamcaptain van het equipe zich kan melden met alle digitale licenties van zijn of haar team.
6. Wat zijn de kosten in 2020?
• Bondsbijdrage senioren 22,50
• Bondsbijdrage senioren vanaf 01 juli 11,25
• Bondsbijdrage jeugd (tot 18 jaar) 11,25
• Bondsbijdrage jeugd (tot 18 jaar) vanaf 01 juli 5,75
• Administratiekosten overschrijven 5,00
• Administratiekosten extra lidmaatschap 5,00
7. Kunnen we boules registreren?
Het is mogelijk om boules te registreren in het nieuwe systeem van AllUnited. Vooraf is
een format gestuurd naar alle verenigingen om de set boules van de leden door te geven. Het is bij de livegang van het nieuwe systeem ook mogelijk om het unieke nummer van de boules te noteren. De gegevens van de boules van de leden kan te allen tijde worden gewijzigd en worden bijgewerkt. Wanneer geen gebruik is gemaakt van het importformat kunnen de ledenadministrateurs van de vereniging achteraf handmatig de boules registreren in het systeem.
8. Kan ik als lid zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem van AllUnited?
Nee, leden kunnen niet zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem. Via AllUnited wordt er een mutatieformulier klaargezet. Dit mutatieformulier kunnen verenigingen op hun eigen website plaatsen. Als het mutatieformulier wordt ingevuld ontvangt de ledenadministrateur een e-mail en een pop-up in het systeem als er een mutatie is doorgegeven. De ledenadministrateur moet de mutatie goed- of afkeuren. Pas na goedkeuring wordt de wijziging verwerkt.
9. Hoe zit het lidmaatschap precies in elkaar?
Een lid dat zich aanmeldt bij een vereniging, wordt door de ledenadministrateur aangemeld in de bondsapplicatie met een 1e lidmaatschap (primair lidmaatschap).
Als het lid in kwestie al over een primair lidmaatschap beschikt bij een andere vereniging dan kan voor deze persoon alleen een extra lidmaatschap worden toegevoegd. Als hij/zij toch een primair lidmaatschap wil afsluiten bij deze vereniging dan zal er een overschrijving plaats vinden (van primair lidmaatschap bij club a naar primair lidmaatschap naar club b).
Alle leden die momenteel over een wedstrijdlicentie beschikken zullen vanaf 1 januari 2020 over een primair lidmaatschap beschikken van de vereniging waarvan nu een wedstrijdlicentie in bezit is. Leden die over een wedstrijdlicentie en één of meerdere clublicenties beschikken hebben vanaf 1 januari een extra lidmaatschap van de verenigingen waarvan nu een clublicentie in bezit is.
Alle leden die niet over een wedstrijdlicentie beschikken maar over één clublicentie zullen vanaf 1 januari 2020 over een primair lidmaatschap beschikken van de vereniging waarvan ze nu een clublicentie hebben. Leden die over twee clublicenties beschikken van verschillende verenigingen is gevraagd om de keuze van hun primair lidmaatschap kenbaar te maken via de vereniging.
10. Wanneer kan een speler overgeschreven worden?
Dit kan op elk moment. De speler in kwestie moet er wel rekening mee houden dat hij een lopende competitie niet meer af mag maken namens zijn huidige vereniging en ook niet mag deelnemen aan dezelfde competitie namens zijn nieuwe vereniging. Wanneer er niet is deelgenomen aan een competitie namens zijn huidige vereniging kan hij/zij bij zijn nieuwe vereniging deelnemen aan een competitie.
11. Hoe zit het met deelname aan competities?
Een lid kan deelnemen aan meerdere districtscompetities namens meerdere clubs waar hij/zij een lidmaatschap (primair maar ook extra) heeft. Maar per districtscompetitie kan men maar deelnemen namens één club. Dit kan per competitie echter verschillen indien een lid meerdere lidmaatschappen heeft. Het is alleen mogelijk om namens de vereniging van je primaire lidmaatschap deel te nemen aan de NPC.
12. Worden de licentienummers van leden die vroeger lid waren herkent wanneer die zich opnieuw aanmelden?
Nee, alleen de gegevens van actieve leden worden gemigreerd. Door de nieuwe AVG-wetgeving is het niet toegestaan om gegevens van “niet-leden” te migreren. Als deze “niet-leden” volgend jaar lid worden, zullen zij op dat moment een nieuw licentienummer toegekend krijgen.
Mocht je nog vragen hebben, dan kun je contact opnemen met de ledenadministrateur van de vereniging of met een medewerker van het bondsbureau. Stuur daarvoor dan een mail met daarin duidelijk jouw vraag gesteld.